Aplikasi Dapodikmen merupakan perkembangan dari aplikasi PAS (Paket Aplikasi Sekolah), sehingga bukan merupakan aplikasi baru yang mengharuskan operator sekolah mendata ulang data-data sekolah. Untuk pemutakhiran data, operator sekolah dapat melengkapi data PAS yang menyesuaikan dengan struktur data Dapodikmen dengan tujuan mendapatkan data yang akurat dan lengkap. Spesifikasi minimal perangkat keras (hardware) yang diperlukan adalah processor minimal pentium IV, memory minimal 512 MB, storage tersisa minimal 100 MB, dan CD/DVD drive jika instalasi dilakukan melalui media CD/DVD. Pengguna aplikasi Dapodikmen terdiri dari kepala sekolah, pendidik dan tenaga kependidikan (PTK), peserta didik, dan operator sekolah, yang memiliki perannya masing-masing. Kepala sekolah berperan sebagai pembagi guru mengajar di setiap rombongan belajar (rombel) dan mengawasi operator sekolah dalam pengisian aplikasi Dapodikmen. Peran PTK adalah sebagai pengajar dan pelaksana, sekaligus be